10 clés pour optimiser l'expérience collaborateurs de vos nouvelles recrues

L'expérience collaborateurs (soit "Employee experience", EX) est déterminante pour les managers.

De nombreuses définitions existent concernant l'EX et toutes s'accordent à dire qu'il s'agit de la somme de toutes les interactions (grandes ou petites) que vos collaborateurs auront au sein de votre entreprise, du premier entretien de recrutement (voire de votre annonce) jusqu'à son départ de l'entreprise (voire même après).

Une bonne EX permet d'avoir des collaborateurs engagés, performants ... en bref, c'est le capital humain dont rêvent toutes les entreprises.

Si l'EX commence très tôt, on comprend alors toute l'attention que les managers doivent y porter dès l'on-boarding. Voici donc 10 clés pour mettre toutes les chances de votre côté dès le début.

1. Parlez d'une seule voix

De plus en plus d'interlocuteurs interviennent dans le processus de recrutement. En tant que manager, prenez le lead sur l'avancement et la communication avec le candidat retenu.

Si d'autres personnes communiquent avec lui, assurez-vous que les messages soient bien alignés tant sur le contenu que sur le timing. Rien de pire qu'un manager qui appelle son futur talent pour lui annoncer la bonne nouvelle alors que celui-ci est déjà en train de finaliser son contrat avec les RH ! Son EX a déjà commencé et, d'une certaine manière, votre performance est déjà entre ses mains.

2. Préparez la logistique

Cela peut sembler évident, mais combien de nouveaux entrants n'ont pas d'ordinateur avec tous les accès opérationnels le jour J !

3-Préparez l'entreprise et son écosystème à son arrivée

Expliquez à vos collaborateurs son rôle, les forces qui vous ont motivé à recruter ce futur collègue et comment il viendra compléter les compétences actuelles de l'équipe.

Un des critères essentiels d'une bonne EX est l'entraide entre pairs ; mettez alors en place des conditions de collaboration dès le début.

Préparez la communication externe : dans la mesure où ils seront en contact avec votre nouvelle recrue, prévenez vos clients, partenaires...

4-Préparez le candidat à son on-boarding

Pour qu'un collaborateur vive une bonne EX, il faut aussi qu'il se sente en confiance.

Deux semaines avant son arrivée, faites une visio ou un entretien physique avec votre nouveau talent afin de lui expliquer comment se déroulera son intégration, fournissez-lui éventuellement des éléments à lire avant le jour J et l'agenda de sa première semaine (formations, échanges, coaching, rendez-vous...)

5-Accueillez-le

Comme le répétait Coco Chanel, " on n'a pas 2 fois l'occasion de faire une bonne première impression ". C'est vrai pour lui, mais aussi pour vous.

Libérez votre agenda pour l'accueillir. Ne déléguez en aucun cas cette étape essentielle.

6-Montrez lui la place essentielle qu'il a dans l'équipe

Les collaborateurs qui connaissent la raison d'être de leurs actions sont ceux qui vivent une meilleure EX et sont les plus pro-actifs.

Présentez-le dès le premier jour aux principales personnes de l'entreprise.

Demandez à votre N+1 de prendre 30 minutes de son temps pour un " welcome pitch " en expliquant la vision et la raison d'être de l'entreprise, ainsi que la place qu'a son métier dans celle-ci.

Réalisez un pot de bienvenue ou apéritif virtuel en l'honneur de son arrivée. L'EX est d'autant meilleure que les équipes ont des moments de sympathie et d'échanges informels.

7-Définissez clairement les objectifs à 100 jours

Plan 30 premiers jours

Définissez précisément sur quoi vous évaluerez ses résultats tant qualitatifs que quantitatifs. Si l'on prend l'exemple d'un commercial, cela peut-être sur la maîtrise de pitchs, d'outils internes, de connaissance de l'offre, sur la validation de formation ou sur la rencontre des interlocuteurs internes et partenaires...

Plan 30/60

Les KPI de cette deuxième étape peuvent évoluer. Pour reprendre l'exemple d'un commercial, ils pourront être le nombre de clients appelés pour se présenter, le nombre de premières étapes de prospection réalisées, la qualité de son organisation...

Revoyez avec lui les répétitions d'actions importantes pour qu'il gagne en excellence et en confiance.

Un collaborateur qui connait très tôt des " quick-win " aura envie de générer plus d'actions. Le succès est une composante cruciale d'une EX réussie.

Plan 60/ 100

Les objectifs de ces 40 derniers jours doivent donc être en phase avec ses objectifs finaux.

Même s'il doit encore être beaucoup accompagné, il doit savoir réaliser toute sa mission seul ou savoir demander seul le support des bonnes personnes.

Durant ces 100 jours (et même par la suite !) faites des feedbacks réguliers en gardant bien à l'esprit que pour une bonne EX, il faut donner 5 feedbacks positifs pour un feedback négatif.

8-Déléguez une partie de l'accompagnement à l'exécution

Afin de s'assurer de la bonne exécution de ce plan, trouvez les bons interlocuteurs pour l'accompagner sur cette période (mentor, parrain, coach interne, coach externe...).

Si tous ont comme objectif de libérer du temps au manager et d'augmenter l'expérience du nouvel entrant, leurs rôles sont différents/complémentaires.

C'est un investissement. Mais celui-ci-reste faible par rapport au coût d'un mauvais recrutement (entre 45K€ et 150 K€ en fonction des postes et des enquêtes !).

9-Tirez parti de son rapport d'étonnement

Les nouvelles recrues investissent beaucoup de temps et d'énergie à réaliser ces comptes rendus, car elles souhaitent pouvoir apporter très tôt leur contribution. Nombreuses sont alors déçues de voir que de leur analyse aucune action n'en découlera.

Échangez sur le rapport d'étonnement. Même si les actions proposées ne sont pas pertinentes, prenez le temps de lire minutieusement ce rapport et d'expliquer les éventuelles raisons de non-actions.

Un collaborateur qui n'a pas d'impact sur son entreprise se désengagera vite.

10- Gardez le rythme

Une EX réussie commence dès le premier entretien et s'alimente tout au long de sa vie dans l'entreprise et même après.

Assurez-vous que même après ces 100 jours, vous accorderez le temps nécessaire à vos équipes pour faire, de leur vie en interne, une expérience tout aussi agréable que pleine de succès.

L'intégration de nouveaux collaborateurs nécessite beaucoup d'énergie et d'attention. Mais rappelez-vous la célèbre citation de Richard Branson : " Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre entreprise ". Et quel plaisir de voir les premiers pas et les succès de son nouveau talent !

Pour en savoir plus

Caroline Bonnard, présidente et fondatrice de Business Up Academy.

Après près de 20 ans à des fonctions de management d'équipes marketing et commerciales dans les technologies (PME et grands groupes), Caroline Bonnard aide les entreprises à augmenter leurs performances commerciales et à innover dans leur leadership.

*Etude HBR :https://hbr.org/2014/01/for-senior-leaders-fit-matters-more-than-skill?registration=success