Comment organiser un séminaire pour son entreprise en 10 étapes

L'organisation d'un séminaire professionnel peut vous aider à remotiver vos salariés. Vous avez de nombreuses occasions d'organiser un tel événement : lancement de produit, changement de business model ou tout simplement l'intégration de nouveaux collaborateurs.

1. Définissez vos objectifs

Avant de commencer à organiser votre séminaire, il est important de définir les objectifs de ce dernier. Dans quel but souhaitez-vous faire ce séminaire ? Est-ce pour intégrer une nouvelle équipe, récompenser celles existantes ou encore pour fêter un événement particulier ? Vous pouvez également décider de présenter une nouvelle stratégie d'entreprise ou de célébrer le lancement d'un nouveau produit ou service.

Demandez-vous également à qui est destiné ce séminaire. Clients, salariés, managers ou encore dirigeants, les séminaires peuvent englober plusieurs équipes. Selon le type de personnes que vous souhaitez inviter, vous n'aurez pas le même budget. Le nombre de personnes présentes est également très important pour l'organisation de votre séminaire.

2. Choisissez quel type de séminaire vous souhaitez organiser

Maintenant que vous avez défini vos objectifs et votre cible, il est temps de passer au thème du séminaire que vous souhaitez organiser. Vous choisirez le type de séminaire en fonction de vos objectifs et de votre cible :

• Un séminaire d'intégration
• Un séminaire de motivation
• Un séminaire d'entreprise
• Un séminaire de management
• Un séminaire de direction

Selon le type de séminaire choisi, les actions à entreprendre seront différentes et les activités aussi. Il est important de bien choisir son séminaire en fonction de la cible : par exemple, si ce sont des managers, vous opterez plutôt pour le séminaire de management. Mais cela ne vous empêche pas de choisir le séminaire d'intégration ou de motivation !

3. Définissez le budget

Une fois ces deux étapes passées, votre budget devrait commencer à se dessiner. Combien êtes-vous prêts à dépenser dans cet événement ? Tout dépend de vos objectifs, de votre cible et du type de séminaire que vous avez choisi. Le budget ne devra pas être défini uniquement en fonction des contraintes internes. Établissez minutieusement votre budget afin de ne pas faire face à de mauvaises surprises lors du séminaire.

En tant qu'entrepreneur, vous avez le sens des affaires. C'est le moment de l'utiliser pour négocier les prix ou le confort des chambres ! Une fois toutes les dépenses prévues notées, vous pourrez établir un budget solide qui vous permettra d'assurer le bon déroulement du séminaire. Organiser un séminaire demande de l'organisation, que ce soit au niveau des réservations ou du budget.

4. Choisissez la date et le lieu du séminaire

Un des points les plus importants est de choisir la date de votre séminaire. Ne choisissez pas une date trop proche afin que vos collaborateurs puissent s'y préparer. Réserver à une date plus lointaine vous assure également de payer moins de frais. Veillez à ne pas empiéter sur des vacances ou des week-ends de trois jours afin de vous assurer que votre cible sera présente et qu'il n'y aura pas de problèmes avec son agenda et ses disponibilités.

Choisir le lieu du séminaire vous permettra d'illustrer l'événement. Souhaitez-vous partir à l'étranger ou plutôt dans un restaurant chic à Paris ? Grâce à votre budget, vous pourrez évaluer dans quel type de destination vous pouvez partir. Selon le type de séminaire, vous choisirez des lieux différents et aurez un budget différent. Pour les séminaires éloignés du lieu de travail, la durée sera plus longue et donc l'événement coûtera plus cher.

5. Faites un rétroplanning

Un rétroplanning sera très utile dans l'organisation et le bon déroulement du séminaire : vous y noterez un échéancier, la durée des activités et leurs horaires ainsi que les tâches à effectuer tout au long de l'événement. Ce rétroplanning vous aidera à faire face aux journées tout en vous assurant qu'elles suivent leur cours normal. Si des activités en groupes sont prévues, vous pouvez également les noter dans votre rétroplanning.

Notez également les temps de pause (déjeuner, dîner...) afin de connaître vos disponibilités pour bien préparer les activités à venir. Il est important que vous vous occupiez de l'événementpendant que vous y assistezafin d'être sûr que tout est en place. Laissez-vous une marge d'erreur en cas d'imprévus : les solutions de dernière minute sont les bienvenues dans le cas où un problème surviendrait comme l'absence d'un intervenant par exemple.

6. Invitez vos collaborateurs

Une fois toutes ces étapes réalisées, c'est le moment d'inviter vos collaborateurs à participer au séminaire. Vous pouvez le faire de différentes manières. Préparez un courriel personnalisé pour chaque collaborateur si vous souhaitez qu'il participe. Certaines boites mail vous proposent de recevoir la réponse des participants, ce qui est utile pour noter qui sera présent ou non. Décrivez bien le séminaire dans votre courriel et faites en sorte qu'il donne envie à vos invités.

Dans le cas où vous organisez un séminaire interne, vous pouvez utiliser la communication interne de votre société. Des flyers peuvent être distribués aux collaborateurs ou des affiches peuvent être mises en place. N'hésitez pas à tout miser sur la présentation de ces supports : ce sont eux qui donneront envie aux collaborateurs d'y participer. Cependant, il est important de n'omettre aucune information afin d'éviter les mauvaises surprises.

7. Donnez un planning aux participants

Vous pouvez vous inspirer de votre rétroplanning mais sans noter les échéances et les frais à payer, bien entendu. Notez sur le planning des participants les lieux des événements, les horaires et leur durée. Cela leur permettra de se préparer afin de participer au séminairesereinement. Ce planning servira d'emploi du temps pour vos collaborateurs, qui devront le suivre à la lettre afin d'assister aux différentes animations prévues lors de l'événement.

Vous pouvez réaliser un descriptif de chaque activité pour les participants. Cela leur permettra d'être informés et de ne pas avoir de surprises. Si vous êtes dans un lieu assez vaste, incluez une carte dans le planning afin que personne ne se perde. N'oubliez pas d'inclure les temps de pause et de repas afin que vos participants puissent se préparer correctement aux différentes activités proposées.

8. Assurez-vous du bon fonctionnement de l'événement

En amont de l'événement, il est important de faire l'appel de tous les intervenants qui seront présents lors de l'organisation du séminaire. Que ce soient des artistes ou des speakers, assurez-vous de leur disponibilité et de leur présence. C'est là que le rétroplanning intervient : vous saurez à quelle heure passent les intervenants et quel jour. Redemandez-leur leurs disponibilités afin de ne pas vous retrouver avec un trou dans votre emploi du temps.

Assurez-vous que le lieu du séminaire est prêt à accueillir les participants. Votre entreprise peut effectuer un état des lieux en amont de l'événement, la veille par exemple. Vous pouvez choisir de décorer le lieu comme bon vous semble. Préparez également la documentation nécessaire au bon déroulement de l'événement, notamment les plannings à distribuer à vos collaborateurs.

9. Après le séminaire, faites une évaluation

Une fois votre séminaire terminé, il est important de savoir si vos objectifs ont été atteints. Faites un compte rendu avec vos équipes afin de le déterminer. Avez-vous correctement communiqué sur la stratégie de l'entreprise ? Avez-vous bien intégré les nouveaux collaborateurs ? Selon le type de séminaire choisi, vos objectifs ne seront pas les mêmes. Mettez en place un plan d'évaluation afin de savoir si le séminaire à été une réussite ou non.

Vous pouvez décider de donner un questionnaire de satisfaction à ceux qui ont participé à l'événement, format papier ou digital. Vos collaborateurs doivent voir ce séminaire comme une récompense de leur bon travail et être satisfaits d'y avoir participé. Ont-ils appris de nouvelles choses ? Ont-ils renforcé leurs liens avec leurs collègues ? Préparez minutieusement votre questionnaire de satisfaction afin d'avoir réponse à ces questions.

10. Communiquez après l'événement

Si vous avez réussi votre séminaire, cela ne sera sûrement pas votre dernier. Grâce à votre communication interne, que ce soit par emailing ou en print, communiquez sur les différentes activités réalisées lors de l'événement afin de laisser une trace de celui-ci et raviver les souvenirs des participants.

Vous pouvez également envoyer des photos ou des vidéos de l'événement, ou encore un compte-rendu dans le cas de conférences ou de formations. Si vous avez établi une nouvelle stratégie d'entreprise lors du séminaire, vous pouvez lister les points importants dans un mail afin que les collaborateurs gardent une trace de l'événement.