Quels outils pour travailler en mode projet ?

Paul cherche les partenaires commerciaux, Sandra gère la logistique, Anne s'occupe du contenu ... Un cas de figure typique de l'organisation d'un événement ou, plus généralement, du travail en mode projet, qui requiert l'implication de plusieurs salariés. Ceux-ci doivent échanger entre eux, se répartir les tâches à effectuer, prévoir un planning et le respecter, travailler en commun sur des documents partagés...

"Les outils de travail classiques peuvent alors être dépassés, estime François Desmottes, fondateur de Nuxly, société de conseil en informatique pour PME et start-up. Notamment, continuer d'utiliser sa boîte e-mail habituelle pour un projet comporte des risques de perte de messages." Avec le développement du cloud, les solutions pour gérer le travail collaboratif se sont multipliées, offrant la possibilité de travailler à distance avec ses coéquipiers.

Outil métier ou généraliste

"Il est possible d'utiliser les fonctionnalités collaboratives d'un outil métier, par exemple, une solution pour le bâtiment, explique Laurent Hazout, directeur général d'IPE Solutions informatiques, société de conseil. Ou d'opter pour un outil généraliste dédié aux projets. Il faut alors choisir un partenaire reconnu, pérenne et avec un support." Ce consultant conseille, notamment, à ses clients Sharepoint, de la suite Microsoft 365, qui permet de collaborer sur du contenu dans des sites d'équipes dédiés, de communiquer, de stocker le travail... Mais aussi Oodrive, éditeur français.

Parmi les solutions généralistes, il en existe un grand nombre dont les fonctionnalités de départ sont gratuites, puis payantes dès que l'on monte en ­complexité. "À titre personnel, j'utilise, et je conseille souvent, Trello, précise François Desmottes. À la manière d'un tableau mural couvert de post-it, il permet de visualiser, d'un seul coup d'oeil, un projet, représenté par des cartes, associées à du contenu et qui peuvent être déplacées dans des colonnes, correspondant, par exemple, à des échéances." Une colonne "à faire" peut ainsi côtoyer une colonne "en cours", "à tester", ou encore "fait", permettant une vision synthétique. Quant à la carte, ce peut être une personne, un projet, une entreprise partenaire dans la réponse à un appel d'offres...

Une messagerie spécifique

Autre outil à succès : Slack. "Cette solution de messagerie instantanée centre les échanges autour d'une ­thématique : un projet, un sous-thème de celui-ci. On a donc un historique sans encombrer la messagerie électronique, on crée une documentation sur un projet, avec des fonctionnalités de recherche assez poussées", détaille François Desmottes. Il est ainsi aisé de "créer des slacks" par projet ou par client. En restant générique, la suite bureautique en ligne G Suite de Google permet, elle, de travailler de façon partagée, grâce à ses nombreuses fonctionnalités (notamment Docs pour le traitement de texte, Sheets pour le calcul, Slides pour les présentations...)

Et dans cet univers international, la start-up française Azendoo se distingue avec un outil qui combine la gestion d'un projet (vue "calendrier", assignation des tâches, priorisation, partage, suivi, échéances... ) et la messagerie instantanée dédiée à ce projet. Tout cela en intégrant des applications très utilisées au quotidien : Google Drive, Dropbox ...

Exiger la sécurité

Avec sa plateforme de partage iExtranet, la PME française Oodrive se positionne, elle, sur la collaboration sécurisée avec l'extérieur. "Un exemple d'utilisateur : un cabinet de conseil qui a besoin de travailler en ligne avec son client sur certains fichiers, de les faire valider, d'avoir un espace de stockage pour tous les documents de la mission, mais aussi d'ouvrir facilement cet espace partagé à d'autres partenaires", illustre Édouard de Rémur, cofondateur d'Oodrive, qui a noué un partenariat avec Microsoft, pour intégrer le travail sur outils (Excel... ) du géant mondial.

"Surtout, Oodrive est le premier acteur à avoir décroché la qualification SecNumCloud émanant de l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information pour l'ensemble de ses offres de cloud, ajoute Edouard de Rémur. Nous sommes donc un prestataire privilégié pour les PME travaillant pour les secteurs sensibles." La sécurité - hébergement et sauvegarde des données, fiabilité du fournisseur - est, en effet, le paramètre à surveiller de près dans un mode projet.