Délégation : comment ne plus vous rendre indispensable

C'est le 29 mars 2008 que la vie de Vincent Ferry, patron de Clair de Lorraine, une PME qui fabrique des produits gastronomiques régionaux, a basculé : une chute de moto qui le rend tétraplégique. Six ans plus tard, il est toujours handicapé, mais est resté à la tête de son entreprise. Comment a-t-il réussi à relever ce défi ? En ayant su profiter d'un levier trop souvent ignoré : celui du management participatif et de la délégation. " L'année de mon accident, et en pleine crise économique, nous avons pu accroître notre chiffre d'affaires de 20 %, a-t-il confié dans les médias nationaux durant l'été 2012. Mes salariés sont devenus mes bras et mes jambes. "

Voilà une histoire coup de poing qui devrait inviter à réfléchir plus d'un dirigeant de PME : face à un accident de vie personnel, sauriez-vous préserver la pérennité de votre entreprise en vous appuyant sur les bonnes ressources en interne ? " Dans les faits, il s'agit d'un challenge bien souvent difficile à affronter, prévient Alix de Saint-Denis, coach et conseil chez CSP Formation, tant nombre de dirigeants, peu conscients de l'importance de l'enjeu de la délégation en termes de gestion de risques, ne jouent pas la carte de l'anticipation. "

Lâcher du lest

Structure pyramidale, décisions centralisées, non-partage du pouvoir..., autant d'écueils qui peuvent mettre en péril votre entreprise durant vos absences, qu'elles soient ou non prolongées : accident, problème familial, vacances plus longues que prévues, etc. " C'est dire la nécessité, pour les patrons de PME habitués à tout faire par eux-mêmes, de savoir lâcher du lest. Une configuration que l'on observe plus encore dans les petites entreprises familiales où le dirigeant, souvent une figure patriarcale, est habitué à tout contrôler ", poursuit la coach. Mais comment faire, dans la pratique, pour ne plus se rendre indispensable ? " Déjà, en apprenant à déléguer en toute sérénité, ce qui suppose une condition sine qua non : savoir identifier les bons relais managériaux en interne ", répond la spécialiste. Un travail complexe qui s'organise largement en amont. Car, une fois que vous êtes absent, il est trop tard pour opérer un tel chantier ! " Exit la désignation de tels relais dans l'urgence, confirme Annette Chazoule, responsable des formations management et leadership chez Cegos, organisme de formation. La délégation doit s'inscrire dans le temps, tant la gageure est de pouvoir s'appuyer, in fine, sur une garde rapprochée faisant preuve d'une réelle autonomie. " Vous l'aurez compris, s'appuyer sur des collaborateurs consciencieux et de confiance ne suffit pas, encore faut-il qu'ils aient démontré leur capacité à gérer seuls des situations complexes et surtout inédites. Exemple concluant : lors de la visite inopinée d'un inspecteur du travail, durant votre absence, l'un de vos adjoints a été en mesure d'accompagner l'institutionnel en trouvant les bons registres.

Prise de décision sécurisée

Quid des qualités du bon relais managérial prêt à vous remplacer au pied levé ? " Le profil idéal est celui doté de savoir-faire et de savoir-être, et qui témoigne d'un esprit 100 % volontaire. Autrement dit, quelqu'un d'engagé dans l'entreprise, jouissant d'une vraie crédibilité en interne, et surtout d'une véritable confiance en soi lui permettant de réagir de manière adéquate en toute situation ", indique Alix de Saint-Denis, en rappelant que, pour mieux sécuriser les prises de décision, l'idée n'est pas de déléguer à une seule personne mais bien à plusieurs. Et ce, tout en veillant à désigner un leader qui aura le dernier mot sur tel ou tel sujet-clé. " Par exemple, en identifiant un référent pour chaque chantier prioritaire à piloter durant vos absences, parmi lesquels s'imposent les ressources humaines, l'opérationnel et l'organisationnel ", complète la coach.

Déléguer aux bonnes personnes, oui, mais encore faut-il créer, en amont, un climat propice à la montée en compétences de votre garde rapprochée. " Car on ne gère pas une mission incombant à son p-dg du jour au lendemain ! avertit Annette Chazoule, d'où la nécessité d'être pragmatique en construisant une telle délégation par étapes. Comme faire travailler vos collaborateurs-clés en petits groupes sur une opération inhabituelle ou imprévue, de manière à évaluer leurs ressources d'une part et développer leur sens de l'initiative et une culture du partage d'autre part ? "

Le succès d'un tel exercice est donc d'assurer en amont la transversalité et la cohésion de vos équipes, un levier essentiel pour garantir le succès de la délégation. " Plus ce mode opératoire sera inscrit dans le quotidien, plus il pourra être activé instantanément. Un moyen de prendre les devants et ainsi d'éviter de mettre en péril l'entreprise durant cette période compliquée où le dirigeant est absent ", commente Annette Chazoule.

Apprentissage managérial

Si l'organisation de la délégation impacte donc les habitudes de vos équipes, force est de constater qu'elle bouleverse aussi les vôtres ! " Car vouloir lâcher prise est loin d'être suffisant, note Annette Chazoule. Il est à la charge du dirigeant de montrer par des gestes concrets qu'il est capable de prendre du recul en ne monopolisant pas tout l'espace. " Exemple d'attitude à adopter : faire du télétravail une fois par semaine pour apprendre à laisser la main à vos troupes. " Un moyen de mieux les challenger, précise la responsable, mais aussi de tester votre propre aptitude à réellement déléguer. "

Car l'un des prérequis-phares d'un tel chantier est d'abord que vous évitiez d'intervenir à outrance. Si rassurer votre collaborateur quant à sa capacité à gérer seul telle ou telle tâche s'avère utile, encore faut-il déjà lui offrir les bonnes conditions pour gagner en autonomie. " C'est donc à vous, dirigeant, de savoir réellement couper avec votre entreprise ", lance Annette Chazoule. Ne serait-ce qu'en évitant de contacter constamment votre garde rapprochée durant vos vacances. " Une coupure d'autant plus facilitée que le patron a des sources d'épanouissement autres que professionnelles : sports, loisirs, etc. ", indique Alix de Saint-Denis. Preuve que l'apprentissage de la délégation est loin d'être un long fleuve tranquille.