Tampon d'entreprise : pourquoi est-il encore largement utilisé ?

Les entreprises modernes mettent l'accent sur la communication et la reconnaissance dans le monde des affaires. L'un des aspects à ne pas négliger est précisément la diffusion de la marque de l'entreprise, qui s'effectue certes par le biais du digital, mais pas uniquement.

Les documents sur support papier n'ont pas disparu, et la communication visuelle passe encore par le tampon d'entreprise. L'utilisation de cet outil n'est pas du tout négligeable pour donner une identité aux documents, à la signature du directeur général ou des représentants légaux. Aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises utilisent des tampons pour avoir une plus grande visibilité. C'est donc un outil dont il est important de comprendre le rôle.

Pourquoi le tampon d'entreprise est-il toujours d'actualité ?

Pour une entreprise, le tampon est un accessoire indispensable. En effet, il contribue à rendre un document officiel et permet de certifier un service ou une production. Grâce à cet objet, le chef d'entreprise appose une marque après sa signature sur divers documents comme des factures ou des devis pour une authentification de leur provenance. Plusieurs raisons peuvent justifier le recours aux tampons d'entreprise.

L'utilité avérée du tampon d'entreprise

Le tampon d'entreprise contient les informations pertinentes sur une société. En effet, un tampon pour son entreprise est un véritable outil de communication qui sert à diffuser l'image de l'entité sur un support papier.

La plupart des communications, comme l'envoi de documents importants qui doivent être consultés sur support papier et comporter des signatures authentiques, se font par courrier ordinaire. C'est pourquoi, tant sur les documents que sur l'enveloppe extérieure, le tampon de l'entreprise représente un élément officiel, vérifié et garanti. Il ne s'agit pas d'une garantie juridique, mais d'une garantie formelle qui permet à tout document ou enveloppe d'envoyer un signal distinctif qui ne peut en aucun cas être confondu avec d'autres.

Le tampon d'entreprise est donc un moyen de rendre reconnaissable l'identité d'une entreprise et de l'imposer sur le marché. L'utilisation du tampon a également une utilité incontestable lorsqu'il s'agit d'archiver des documents papier. Chacun d'eux peut avoir une marque distinctive et est ainsi facilement traçable.

La praticité et l'aspect marketing

En plus d'être utile, le tampon d'entreprise est une valeur ajoutée en termes de praticité et de marketing. Étant donné qu'il contient des données de l'entreprise, le tampon peut être utilisé pour accélérer ou simplifier certaines tâches de routine qui sont effectuées dans le domaine administratif, par exemple. En effet, il est possible de remplacer les signatures par un cachet, ce dernier ayant la même validité juridique qu'une signature. Cela vous fera gagner du temps lorsque vous aurez de nombreux documents à signer. D'autres utilisations sont possibles : numérotation des documents, tri du courrier, datation des paiements, des chèques et des factures.

Les petites et grandes entreprises utilisent le tampon d'entreprise comme un élément de communication et d'impact à part entière. N'oubliez donc pas de créer un tampon techniquement correct, mais aussi graphiquement et esthétiquement agréable. De cette façon, il sera non seulement un outil utile et efficace, mais aussi un moyen de diffuser la marque de l'entreprise.

Une personnalisation garantie

Vous avez la possibilité de personnaliser votre tampon d'entreprise à votre guise. En effet, il est possible de choisir parmi les différents modèles disponibles sur le marché et les personnaliser pour y mettre une touche particulière et marquer la différence avec vos concurrents. Ce sera l'occasion pour vous d'y mentionner des informations cruciales pour votre entreprise.

Les informations à mentionner sur le tampon d'entreprise

Un certain nombre d'informations doivent figurer sur votre tampon d'entreprise. Pour une utilisation externe, doivent figurer :

• le nom de l'entreprise,
• son statut juridique,
• le capital de l'entreprise,
• le siège social,
• le numéro de téléphone,
• l'adresse mail,
• les différents numéros d'identification,
• le numéro de TVA intracommunautaire.

Si le tampon est destiné à un usage en interne, il est nécessaire qu'il dispose des informations sur son utilisateur : son nom, la fonction qu'il occupe au sein de l'entreprise et ses coordonnées.

Les différents types de tampons d'entreprise

Il existe sur le marché divers types de tampons d'entreprise, il convient de choisir celui qui correspond à vos exigences.

Le tampon en bois est le type de tampon d'entreprise le plus ancien. Comme son nom l'indique, il est fabriqué en bois et renferme les informations importantes sur l'entreprise. Aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises continuent de l'utiliser. Il faut savoir que pour utiliser ce tampon, vous avez besoin d'un encreur qu'il faudra aussi vous procurer.

Le tampon de poche est très apprécié pour sa praticité, car il est très maniable et se transporte facilement. Les professionnels qui sont régulièrement sur le terrain affectionnent le tampon de poche. Grâce à lui, vous avez la possibilité d'authentifier les documents même quand vous êtes sur le terrain. Ce type de tampon dispose d'un encreur incorporé qui entre en contact avec les données à inscrire. Les professionnels du secteur du BTP apprécient tout particulièrement cette praticité qui leur permet de l'utiliser au quotidien.

Le tampon encreur est utilisé pour une situation bien précise en entreprise. En effet, les tampons encreurs portent souvent certaines mentions comme "Confidentiel", "Reçu le...", "Payé" ou encore "Urgent". C'est un tampon très pratique quand il y a un grand nombre de documents à estampiller.

Le tampon dateur permet quant à lui de mentionner rapidement les dates sur certains documents importants. Quotidiennement, l'utilisateur doit configurer la date du jour sur le dateur avant de commencer à l'utiliser.

Le tampon numéroteur remplit une autre fonction. Dans l'entreprise, les documents sont réceptionnés au quotidien. Grâce au tampon numéroteur, il est possible de les classer par ordre d'arrivée. En effet, avec les différents chiffres dont il est constitué, ce tampon aide à la numérotation des documents reçus. Son réglage s'effectue de façon automatique, vous n'avez donc aucune manoeuvre à faire.

Le tampon d'entreprise est l'outil qui permet à de nombreux professionnels d'avoir toutes les données de leur entreprise à portée de main à tout moment. Le nom de l'entreprise, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique sont autant d'informations utiles que vous devez communiquer aux différents interlocuteurs. Grâce aux tampons, les entreprises et leurs représentants peuvent signer des contrats et apposer des informations utiles sur des documents afin qu'ils soient authentiques.