Simplifier la gestion de votre entreprise grâce à des outils digitaux

La gestion d'une petite entreprise est particulièrement complexe en raison de capacités financières et humaines limitées au regard du champ d'opérations couvert par l'entreprise. Heureusement, il existe un large panel de solutions digitales pour gagner en productivité, en efficacité, et en fiabilité.

Digitalisation des processus administratifs et opérationnels de l'entreprise

« Dès le démarrage de l'activité, le dirigeant doit évaluer l'opportunité de s'équiper d'une solution de facturation et de comptabilité, souligne Aline Passelègue, Responsable de la Marketplace d'OVHcloud. La dématérialisation et l'automatisation du processus de facturation et du suivi des dépenses et des recettes représentent un gain de temps précieux, tant pour l'entreprise que son expert-comptable. Dès lors, les échanges avec l'expert-comptable peuvent s'orienter sur des discussions moins opérationnelles mais plus stratégiques. Les logiciels de gestion comptable deviennent alors de véritables outils de pilotage de l'activité et d'aide à la décision. Autre avantage de taille, ces logiciels s'imposent également comme des leviers de conformité fiscale.»

Un grand nombre de solutions sont disponibles sur le marché, avec un choix qui dépend des fonctionnalités recherchées. Certaines sont généralistes, d'autres spécialisées sur un secteur d'activité ou une typologie d'organisation (micro-entreprises, artisans, commerçants, TPE, PME...). « Se rapprocher de son expert-comptable pour échanger sur les outils envisagés me paraît indispensable, indique Aline Passelègue. Il peut être en effet pertinent de sélectionner une solution à laquelle l'expert-comptable aura facilement accès. »

Avec le recrutement des premiers salariés, de nouveaux besoins émergent. Il peut alors être utile de s'équiper d'un SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines). « Traditionnellement utilisé par les grandes entreprises, ce type d'outil peut être très bénéfique pour les TPE et PME, estime Aline Passelègue. Il va leur permettre d'automatiser les processus RH (paies, gestion des absences, des recrutements, des formations, etc.), de réduire les erreurs, de centraliser et de sécuriser les données des collaborateurs. Dans le même ordre d'idées, les ERP (Enterprise Resource Planning) ne sont pas l'apanage des grands groupes. Ces outils tout-en-un (finances, RH, achats, logistique, etc.) investissent le marché des TPE et des PME, notamment par le biais d'offres modulaires adaptables au champ d'opérations de l'entreprise.»

Au fur et à mesure que l'entreprise se structure en équipes, la nécessité d'outils collaboratifs et de gestion de projet peut se faire sentir. Ils offrent des fonctionnalités variées allant de la messagerie à l'assignation des tâches, en passant par de la visioconférence, ou encore un espace de partage de documents et de création simultanée. « Ces plateformes centralisent et favorisent la circulation des informations, font gagner du temps et renforcent l'efficacité du travail en équipe, tout en ajoutant une touche de convivialité pour les collaborateurs de plus en plus dispersés par le télétravail », précise Aline Passelègue.

La cybersécurité : un impératif, y compris pour les petites entreprises

« La digitalisation de l'entreprise doit inévitablement s'accompagner d'un renforcement de la cybersécurité, dans un contexte marqué par la multiplication et la diversification des cybermenaces qui visent aussi bien les grandes que les petites entreprises, observe Aline Passelègue. Les risques financiers, business et réputationnels ne doivent pas être sous-estimés ! Certaines entreprises ne se relèvent pas d'une cyberattaque... Sur la Marketplace d'OVHcloud, les TPE et PME ont accès à une large gamme de solutions susceptibles de répondre à tous leurs besoins en matière de sécurité : gestion des mots de passes, pare-feux applicatifs, antispam, solutions de sauvegarde automatisée par exemple... En outre, en sélectionnant un outil sur notre marketplace, l'entreprise s'assure de contractualiser avec un partenaire OVHcloud, reconnu pour la qualité de ses services. C'est aussi la garantie de bénéficier des atouts des infrastructures d'OVHcloud, avec notamment un hébergement sécurisé dans le cloud souverain en France ou en UE, ce qui est crucial pour la confidentialité des données sensibles traitées par ces outils. Mais, si les outils s'avèrent de précieux alliés, la sécurité des applications et des systèmes d'information de l'entreprise dépend tout autant de la mise en oeuvre de bonnes pratiques de la part du dirigeant et des collaborateurs ! »

Il existe une grande variété d'outils pour rationnaliser les tâches administratives et consacrer davantage de temps à des activités stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. La plupart de ces outils sont disponibles en mode SaaS, c'est-à-dire qu'ils sont hébergés dans le cloud, facilement accessibles et proposés sous forme d'abonnement. Pour en savoir plus sur les solutions disponibles, consultez notre article détaillé sur les outils digitaux pour optimiser votre présence en ligne.