[ENTRETIEN] Comment Kwanko a aboli la note frais

Fort de 200 collaborateurs, Kwanko gère de façon innovante les dépenses du siège et de six filiales européennes. Le gain de temps est considérable aussi bien du point de vue des employés que de l'équipe finance.

Reconnu comme l’un des leaders du marketing à la performance, Kwanko est un groupe français spécialisé dans la diffusion et la gestion de campagne publicitaires. Présent dans 18 pays en Europe et aux Etats-Unis, Kwanko propose aux annonceurs de bénéficier d’un réseau de 170 000 sites affiliés. Leur chiffre d’affaires atteint aujourd’hui les 46 millions d’euros. Vincent Iglesias, comptable général témoigne.

Comment gériez-vous les dépenses et notes de frais chez Kwanko ?

"Pour les notes de frais, nous avions mis en place un système classique : chaque mois, les employés rentraient leurs dépenses sur un template excel. Ils devaient imprimer le document, le faire signer par leur manager et me l’apporter avec tous leurs reçus pour être remboursé le 15 du mois suivant. Cette procédure papier prenait énormément de temps à tout le monde, aussi bien pour les employés, les managers que pour moi. En plus, comme le contrôle se faisait à postériori, il m’arrivait de devoir rembourser des factures un peu trop gourmandes. Plus la facture datait, plus nous nous sentions contraints de la rembourser."

"Pour les dépenses en ligne, tout passait sur des cartes corporate. Chaque membre du CoDir avait sa carte et devait effectuer les paiements nécessaires pour ses équipes. Au moins, les cartes ne circulaient pas, mais cela leur prenait du temps et ce processus manquait de flexibilité en cas d’absence par exemple. Côté finance, le suivi en temps réel des dépenses n’était pas disponible, nous accédions seulement au relevé bancaire mensuel des cartes corporate. En plus, nous avions énormément de justificatifs manquants, et étant donné que le CoDir est assez occupé, cela pouvait prendre plusieurs semaines pendant lesquelles ces charges étaient provisionnées mais pas affectées."

Et aujourd’hui, comment ça marche ?

"Désormais les membres du CoDir et les personnes engageant beaucoup de frais comme les Sales ont une carte prépayée Spendesk et ne font plus de notes de frais. Une politique de dépense claire a été communiquée à tous et chaque personne bénéficie d’un budget propre que je maitrise en temps réel grâce aux plafonds des cartes Spendesk : en cas de besoin exceptionnel, les collaborateurs font une demande depuis Spendesk et j’augmente leur plafond de dépense en conséquence. C’est hyper flexible et c’est exactement ce qu’on cherchait ! Si quelqu’un “abuse”, je le vois tout de suite et pas un ou deux mois plus tard. Du coup une forme d’auto-discipline s’est mise en place."

Qu'est-ce qui a changé pour vous ?

"Ne plus traiter de notes de frais représente un vrai gain de temps, je pense que les employés ont économisés jusqu’à deux ou trois heures par mois depuis qu’ils payent avec leur carte Spendesk. Enfin, le gros point positif est le fait de pouvoir retrouver les factures associées à chaque paiement, même lorsque les collaborateurs sont en déplacement puisqu’ils peuvent prendre une photo via leur smartphone, c’est top !"

"Pour les dépenses en ligne, nous n’utilisons quasiment plus nos cartes corporate. Chacun est autonome et fait ses achats avec les cartes virtuelles Spendesk accessibles sur demande. Les membres du CoDir valident les demandes d’achat de leur équipe depuis leur smartphone, c’est beaucoup plus fluide. Cela permet également de mieux collaborer entre les différents bureaux."

Quels sont le principaux avantages ?

"Je bénéficie d’un outil idéal pour un meilleur suivi, je regarde tous les jours si quelque chose est anormal. Je récupère facilement toutes les factures et les données analytiques sortent plus vite, c’est simple et clair et je gagne facilement deux jours par mois. Spendesk me permet de faire des analyses plus poussées, ce qui n’était pas possible avant. Avec la fonctionnalité qui permet d’exporter les données des paiements Spendesk directement vers mon outil comptable, je vais encore gagner une journée par mois!"

À propos de Vincent Iglésias, Comptable général
Vincent rejoint Kwanko en 2013 après une expérience dans un cabinet d’expertise comptable et fiscale. En charge de la comptabilité générale et analytique, il gère entre autres le règlement des factures opérationnelles et le traitement des notes de frais ainsi que la consolidation des comptes intercos

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Cet entretien a tété initialement publié sur blog.spendesk.com