MAITRISER SES FRAIS PROFESSIONNELS

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Quel manager ne s'est jamais inquiété du poids des frais professionnels dans son entreprise? De fait, une gestion rationnelle de ce poste est nécessaire, et ce, pour plusieurs raisons. «Tout d'abord, chaque société est susceptible d'être contrôlée par l'administration fiscale ou l'Urssafsur le remboursement des frais professionnels », explique Catherine Lévy, expert en gestion-finance au sein réseau de formation Demos. L'administration définit, en effet, de façon stricte les frais professionnels, en imposant des règles. Par exemple, un repas d'affaires doit pouvoir se justifier par l'intérêt qu'il présente pour l'entreprise et les noms et qualité des participants doivent être précisés. En cas de manque de rigueur, vous pouvez être soupçonné d'octroyer des avantages en nature à vos collaborateurs, autrement dit de leur fournir une rémunération échappant aux cotisations sociales. Deuxièmement, une bonne gestion des frais permet de traquer les coûts. «Les frais représentent traditionnellement de 2 à 8 % des revenus d'une entreprise » , explique Yves Weisselberger, gérant de KDS, éditeur informatique spécialisé dans les frais de déplacement. «Dans une entreprise où ils pèsent 5 %, les réduire de 10 % permet de gagner 0,5 % de résultat net. » Un enjeu important à l'heure où les marchés sont tendus et où il est difficile d'engranger du chiffre d'affaires.

Faites preuve d'exemplarité.

Pour mettre en place votre politique de frais professionnels, commencez par dresser un état des lieux. Vous devez savoir qui voyage, qui engendre des frais, de quel type (restaurant, hôtel, taxi, train), à quel rythme, pour quel montant, etc. Cette première étape vous permet de définir des règles. Par exemple: ne pas dépenser plus de 100 euros pour une nuit d'hôtel, privilégier le train plutôt que l'avion pour un déplacement outre-Manche, ou encore dépenser au maximum 40 euros par convive lors d'un repas d'affaires. Dès que le process a été défini, il vous faut informer vos salariés. « La politique de frais doit être portée à la connaissance de tous, par affichage ou lors d'une réunion, par exemple. N'oubliez pas d'en informer aussi les nouveaux collaborateurs qui rejoignent l'entreprise», préconise Catherine Lévy (Demos). Surtout, n'omettez pas d'expliquer les raisons de ce règlement: meilleure gestion des coûts, processus plus clair et plus fluide au bénéfice de tous, etc. «Le chef d'entreprise et les managers doivent être eux-mêmes exemplaires dans leur respect des règles», souligne Yves Weisselberger (KDS). Hors de question d'effectuer un déplacement en 4X4 remboursé en frais kilométriques, alors que vous refusez à vos collaborateurs les déplacements professionnels dans des véhicules de plus de 7 CV.

Adaptez la politique aux évolutions de l'entreprise.

Pour optimiser les résultats, donnez les bons outils à vos salariés. « Une carte corporate est utile pour tous ceux qui se déplacent et occasionnent des frais», suggère Yves Weisselberger.

Emise au nom de la société, elle sert à régler les dépenses du collaborateur en puisant sur son propre compte, mais avec un débit différé. Ce qui incite le salarié à se faire rapidement rembourser - en tout cas avant d'être ponctionné - et à être rigoureux. Le relevé des dépenses parvient directement à l'entreprise, qui peut ainsi vérifier la bonne application du règlement. Par ailleurs, vous pouvez vous équiper d'un logiciel de gestion des déplacements et des notes de frais. «A partir de quelques dizaines de voyageurs réguliers, l'entreprise à tout intérêt à investir dans ce type d'outil qui permet à la fois la réservation des billets, la saisie des frais liés au voyage, leur vérification et leur transmission à la comptabilité», explique Catherine Lévy (Demos) .

L'automatisation du processus évite les abus car seules les personnes autorisées, dans le cadre de la politique interne, peuvent commander des billets. Les opérations sont soumises à validation par la hiérarchie tandis que la saisie des données pour le remboursement est conforme à la législation. Vous gagnez en temps et en fiabilité. Concernant les voyages, vous pouvez également choisir de passer par une seule et même agence pour les réservations, ce qui simplifie le processus et vous permet de bénéficier de meilleures conditions tarifaires. Enfin, pour que la politique de frais fonctionne, n'omettez pas de la contrôler régulièrement. Vous nommerez pour cela un responsable, par exemple au service comptabilité ou ressources humaines. Et n'hésitez pas à adapter les règles aux évolutions de la société. Loin d'être figées, elles doivent vivre au rythme de l'entreprise.

TEMOIGNAGE
Chaque salarié s'engage à respecter notre charte
SERGE CUESTA, président d'ActivNetworks

Editeur informatique spécialiste des flux sur internet, ActivNetworks réalise 25 % de son chiffre d'affaires à l'export. Les déplacements sont donc fréquents pour cette PME. D'autant que l'entreprise compte dans son portefeuille bon nombre de sociétés basées en province. Dès sa création en 2004, son dirigeant, Serge Cuesta, a voulu formaliser les bonnes pratiques dans le domaine des frais. «Avec l'aide d'un cabinet-conseil, nous avons rédigé une charte des frais, qui reprend, en une page, les principes applicables dans l'entreprise.» Ainsi, les frais kilométriques ne sont pas remboursés pour les véhicules de plus de 7 CV. Ou encore, tout voyage en train de moins de quatre heures doit être effectué en seconde classe. «Chaque collaborateur signe lacharte lors de son recrutement», explique Serge Cuesta, qui évite ainsi les problèmes a posteriori. Enfin, pour simplifier encore la gestion, six cadres de l'entreprise disposent d'une carte corporate. Grâce à sa charte, Serge Cuesta estime gagner en clarté et en rigueur. Certes, les exceptions sont tolérées... à condition d'être bien justifiées!