Réunions, et si on arrêtait de perdre son temps ?

Avec près de 3h07 de réunion journalière en moyenne selon une étude Ifop, nous ne sommes pas loin de la réunionite. Toujours selon ce même sondage, paradoxalement, 98% des cadres estiment ces réunions nécessaires même si les trois quarts d’entre eux pensent qu’ils y perdent leur temps.

De nombreux facteurs peuvent expliquer ces gaspillages : mauvaise préparation, temps de transport importants, participants inutiles, retards, animation défectueuse, attention limitée car phagocytée par les Smartphones ou par les mails, allers/retours pour valider un compte rendu,... Les pièges à temps ne manquent pas !

Alors pourquoi ne pas simplifier les modes de fonctionnement et adapter à cette activité la technique des 5S chère à Toyota ? Cette technique, qui vise à améliorer en continu les tâches effectuées, est parfaitement applicable à la sphère des réunions et des reportings et permet ainsi de gagner du temps :

1 – Oter / débarrasser

• Recensez toutes les réunions régulières, leurs objectifs, leurs participants, leur durée
• Supprimez les réunions qui doublonnent ou dont personne ne voit l’utilité

2 – Ranger

• Revisitez les usages de chaque réunion pour simplifier votre système de gouvernance et vous assurer que les informations descendantes et remontantes circulent de manière la plus fluide possible
• Revoyez la fréquence et l’ordre des réunions

3 – Dépoussiérer / nettoyer

• Challengez la liste des participants sans valeur ajoutée (combien de réunions auxquelles participent toujours les mêmes personnes qui se racontent toujours les mêmes choses !)
• Revoyez la durée de chaque réunion en vous interrogeant sur le rapport entre effort et valeur produite
• Remplacez par des visio-conférences ou réunions téléphoniques les réunions qui génèrent trop de déplacements 

4 – Rendre évident / standardiser

• Collectez les standards de travail de préparation, animation, suivi des actions et décisions et identifiez les meilleures pratiques
• Formalisez les standards de travail et formez les équipes

5 – Etre rigoureux

• Allez voir sur le terrain, participez aux réunions de vos équipes, pour vérifier l’application des standards en vigueur et identifier de nouvelles bonnes pratiques
• Interrogez régulièrement les personnes qui participent aux réunions sur les difficultés qu’elles rencontrent pour les rendre plus efficaces

Bref, mettez de l'ORDRE  dans vos réunions!