Le dépôt des comptes annuels, une obligation légale
Publié par Fanny Perrin-d'Arloz, actualisé par Stéphane Guillard le | Mis à jour le
La plupart des entreprises doivent déposer leurs comptes sociaux au greffe chaque année. Si vous ne respectez pas cette obligation, vous encourez des sanctions civiles et pénales. Détails sur la procédure à suivre et les documents à fournir.
Pour des raisons de transparence et de protection vis-à-vis des tiers, la loi impose à certaines entreprises de déposer leurs comptes annuels. Une démarche qui n'a rien d'optionnel : c'est un devoir pour les dirigeants de sociétés par actions (SA, SAS, SASU), de sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL, EIRL) et, selon les cas, de sociétés en nom collectif et en commandite simple. "Sont concernées celles dont tous les associés en nom sont des SARL ou des sociétés par actions", précise Me Olivier de Précigout, avocat-directeur associé du cabinet d'avocats d'affaires Fidal.
Quels documents déposer au greffe?
Si vous répondez à ces critères, vous devez, chaque année, remettre vos comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce compétent. C'est-à-dire le bilan, le compte de résultats et l'annexe (concernant cette dernière, lire notre article sur l'allègement des obligations comptables), auxquels doivent être joints le rapport de gestion, celui du commissaire aux comptes - si votre société le prévoit -, la proposition d'affectation du résultat et la décision prise. "Dans le cadre d'une EURL ou d'une SASU, si l'associé unique est une personne physique qui assume la gérance ou la présidence de la société, le dépôt du rapport de gestion n'est pas obligatoire", explique Me Olivier de Précigout.
À l'inverse, des documents complémentaires peuvent être exigés, selon la forme ou la gouvernance de l'entreprise. Par exemple, les sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance doivent joindre le rapport de cet organe à leur dossier. De même, si la société établit des comptes consolidés, elle doit les déposer accompagnés du rapport de gestion du groupe et de celui des commissaires aux comptes. "En cas de refus d'approbation des comptes par le ou les associés, la société devra communiquer le procès-verbal de l'assemblée générale ou la décision des associés ou de l'associé unique ayant refusé d'adopter les comptes", prévient l'avocat.
L'ensemble des pièces est à produire en double exemplaire certifié conforme par le représentant légal dans le mois qui suit l'approbation des comptes (deux mois dans le cas d'un dépôt par voie électronique). Cette dernière doit avoir lieu dans les six mois après la clôture de l'exercice social : le dépôt de vos comptes annuels au greffe doit donc intervenir dans les sept (ou huit) mois de ladite clôture. En cas de problème (assemblée non tenue dans les temps pour cause d'associés absents, etc.), vous pouvez adresser une requête argumentée au président du tribunal de commerce pour demander un report de la tenue de l'assemblée et ainsi rallonger d'autant le temps imparti pour transmettre vos comptes annuels.