Projet d'entreprise : quels ingrédients pour un projet SI réussi ?

Moins de la moitié des projets sont achevés dans les délais et budgets prévus, tout en atteignant leurs objectifs initiaux, comme le rapporte souvent le Project Management Institute (PMI). 70% des organisations ont subi au moins un échec de projet sur la dernière année (KPMG, 2010). Si ces chiffres et analyses restent valides aujourd'hui, on observe néanmoins une évolution de la maturité des Directions, qui cernent de mieux en mieux les véritables leviers de succès pour leurs projets.

Force est de constater que cette maturité ou cette prise de conscience émane bien souvent d'un premier échec. Cela incite à mieux appréhender les différentes étapes pour s'assurer du succès et s'affranchir des erreurs passées. On constate bien souvent que l'entreprise va alors opter pour un accompagnement AMOA, qui pilotera le projet et la conduite du changement.

Mais alors, hormis un premier échec, quels sont les ingrédients essentiels pour garantir sa réussite ?

Une équipe engagée

Il s'agit tout d'abord de composer une équipe projet engagée, motivée et compétente pour maintenir l'énergie et la créativité tout au long du processus. Cette équipe doit partager la vision du projet, des dirigeants aux utilisateurs, et doit s'assurer d'une certaine cohésion. Il est indispensable de sélectionner des membres d'équipe aux compétences et aux expériences complémentaires et adaptées aux objectifs du projet. Cette sélection peut se faire en externe aussi, chez des partenaires tels que des intégrateurs ou de l'AMOA.

Le sponsor et le chef de projet jouent un rôle de leadership. Un sponsor projet actif et compétent doit pouvoir arbitrer et répondre aux besoins de ressources. Un chef de projet doit posséder des qualités de communication et de gestion, et doit être capable de conduire le changement. Son expertise en gestion de projet, planification et identification des risques sont cruciales.

Une gestion efficace des ressources

Un troisième ingrédient concerne la gestion efficace des ressources. Il s'agit de planifier et d'anticiper de façon rigoureuse les ressources humaines, matérielles et financières. Cela peut prendre la forme suivante, afin d'anticiper les obstacles :

- Pour éviter un goulot d'étranglement, il s'agit d'identifier la ou les ressources clef et de réserver leur temps plusieurs mois à l'avance ;

- Recenser le matériel existant pour commander cas échéant de nouveaux équipements (serveurs, scanettes, imprimantes, etc.)

- Budgétiser en amont l'ensemble du coût projet, ces coûts pouvant provenir de divers prestataires, et le suivre à chaque instance de reporting projet (COPIL).

Une définition claire des objectifs

Il est essentiel de définir ce que l'on souhaite atteindre, comment et pourquoi. Voici quelques exemples d'objectifs « SMART » de projets SI :

- Dans le cas d'un carve-out, avoir un SI déporté de celui de la maison mère avant la date contractuelle et sans régression fonctionnelle ;

- Pouvoir intégrer des partenaires commerciaux dans le futur outil SI sous deux ans, cette fonctionnalité leur étant impossible avec leur SI actuel ;

- Ramener le taux de rupture à 2% grâce à une meilleure interface entre l'ERP et le WMS, sous un an.

Ces objectifs donnent une direction à la gestion de projet dans les moments d'arbitrage et du sens aux utilisateurs clefs. Il est recommandé de mesurer leur progression et atteinte à travers un pilotage régulier.

Bien se préparer avec un énoncé clair

Avant même de chercher la solution SI, il faut avoir identifié de manière réfléchie les besoins fonctionnels et les prioriser, voire les lotir. Cela permet de cadrer le périmètre tout au long du projet et d'assurer un résultat de bonne qualité qui répond aux besoins de l'entreprise.

Ensuite, il ne faut surtout pas aller trop vite : acceptez de commencer par le début et d'y aller progressivement. Par exemple, avant de changer d'ERP ou MES, pensez d'abord à nettoyer vos données, mettre en place un MRP, des processus etc.

La conduite du changement via la formation

Un projet SI réussi c'est aussi un outil adopté par les collaborateurs. La transformation n'est pas subie, mais comprise : tout cela ne peut se faire sans conduite du changement. Il s'agit de redonner du sens aux processus et à reconnecter les équipes à leur rôle dans l'organisation. Cet accompagnement se fait à chacune des instances du projet SI : choix de la solution ; ateliers métier ; formations ; recettes (tests) ; points de suivi, etc.

Il est essentiel de maintenir une communication ouverte et transparente avec tous les membres de l'équipe projet, ainsi qu'avec les parties prenantes externes. Des réunions régulières, des rapports d'avancement et des canaux de communication adaptés facilitent le partage d'informations et la collaboration.

Un projet d'entreprise c'est avant tout de l'humain, avec ses qualités et ses défauts : un premier échec, de l'esprit d'équipe, de la cohésion, du sens et de la motivation. En instaurant une méthodologie projet et une culture d'amélioration continue, l'équipe renforce la réussite du projet et l'entreprise sa capacité à mener à bien ses ambitions.

Un projet de transformation digitale est souvent long et fastidieux, surtout pour les utilisateurs clefs. Il est important de le reconnaître pour prévenir un potentiel désengagement voire turnover. Ambassadeurs métiers, relais terrain, gestion des disponibilités : voici des recours réalistes.